1. Administrator Danych Osobowych
Administratorem danych osobowych użytkowników serwisu Event Night Venue jest:
Mertens Francine Juliana
Guido Gezellelaan 13
1910 Kampenhout
België
e-mail: [email protected]
Administrator odpowiada za zgodne z prawem wykorzystywanie danych osobowych oraz za wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych służących ich ochronie.
2. Zakres zbieranych danych
Dane osobowe mogą być zbierane za pośrednictwem:
- formularzy kontaktowych dostępnych w serwisie (np. w zakładce Kontakt),
- formularzy zapytań ofertowych dotyczących organizacji eventów casino, wieczorów pokerowych, eventów firmowych i integracyjnych,
- formularza zapisu na newsletter (jeżeli jest dostępny w serwisie),
- bezpośredniej korespondencji e-mail lub telefonicznej zainicjowanej przez użytkownika.
W zależności od rodzaju formularza i charakteru współpracy, możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:
- imię i nazwisko,
- adres e-mail,
- numer telefonu,
- nazwę firmy oraz stanowisko służbowe (w przypadku klientów biznesowych),
- informacje o planowanym wydarzeniu (np. typ eventu – Eventy Casino, Wieczory Pokerowe, Eventy Firmowe, liczba uczestników, preferowana data i lokalizacja),
- treść wiadomości, opinie i informacje przekazane dobrowolnie przez użytkownika (np. w formularzu kontaktowym lub w wiadomości e-mail).
Podanie danych jest dobrowolne, ale w niektórych przypadkach może być konieczne do udzielenia odpowiedzi, przygotowania oferty lub zawarcia i realizacji umowy.
3. Cele przetwarzania danych
Dane osobowe użytkowników serwisu są przetwarzane w następujących celach:
- Obsługa formularzy kontaktowych – udzielenie odpowiedzi na wiadomości przesłane za pośrednictwem formularza lub poczty elektronicznej.
- Przygotowanie i przedstawienie oferty – opracowanie dopasowanych propozycji współpracy dotyczących organizacji eventów casino, wieczorów pokerowych, eventów integracyjnych i biznesowych.
- Realizacja umowy i obsługa klienta – podejmowanie działań poprzedzających zawarcie umowy, realizacja zawartych umów oraz kontakt związany z obsługą klienta.
- Komunikacja marketingowa – przesyłanie informacji o usługach, ofertach specjalnych, wydarzeniach, nowościach oraz treściach edukacyjnych dotyczących organizacji eventów, jeśli użytkownik wyraził odrębną, dobrowolną zgodę na taki kontakt (np. zapis na newsletter).
- Budowanie relacji i wizerunku marki – gromadzenie oraz prezentacja opinii klientów (np. w sekcji Opinie), o ile użytkownik wyraził zgodę na publikację wypowiedzi.
- Wypełnienie obowiązków prawnych – przechowywanie dokumentacji księgowej, archiwizacja umów i dokumentów związanych z realizacją usług.
- Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń – na potrzeby ewentualnych sporów, postępowań czy reklamacji związanych z realizowanymi usługami eventowymi.
4. Podstawa prawna przetwarzania
Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO). W zależności od sytuacji podstawą prawną przetwarzania może być:
- art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą, udzielona np. na otrzymywanie newslettera lub informacji marketingowych drogą elektroniczną lub telefoniczną;
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność przetwarzania do zawarcia lub wykonania umowy, obejmująca w szczególności przygotowanie oferty, komunikację w sprawie szczegółów organizacji eventów oraz realizację usług;
- art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, np. obowiązków podatkowych i księgowych;
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora, którym może być ochrona przed roszczeniami, zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, analiza statystyczna odwiedzin strony, a także prowadzenie umiarkowanych działań marketingu bezpośredniego skierowanego do aktualnych klientów.
W przypadkach, w których podstawą przetwarzania jest zgoda, użytkownik ma prawo w dowolnym momencie ją cofnąć, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.
5. Odbiorcy danych osobowych
Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, które współpracują z administratorem przy prowadzeniu serwisu oraz realizacji usług eventowych, przy zachowaniu odpowiednich środków bezpieczeństwa. W szczególności mogą to być:
- podmioty świadczące usługi hostingu i utrzymania serwisu internetowego,
- dostawcy narzędzi i systemów wspierających obsługę korespondencji oraz komunikacji (np. poczta e-mail),
- podmioty świadczące usługi IT, serwisowe oraz wsparcia technicznego,
- biura rachunkowe, kancelarie prawne oraz inne podmioty wspierające administratora w realizacji obowiązków prawnych,
- partnerzy zaangażowani w organizację eventów, jeżeli udostępnienie danych jest niezbędne do właściwej realizacji usługi i następuje w zakresie minimalnym.
W każdym przypadku dane są powierzane lub udostępniane wyłącznie w niezbędnym zakresie, na podstawie odpowiednich umów lub przepisów prawa, z zachowaniem poufności oraz bezpieczeństwa danych.
6. Okres przechowywania danych
Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie usuwane lub poddawane bezpiecznej anonimizacji. W szczególności:
- dane przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na zapytanie kontaktowe – przez czas prowadzenia korespondencji oraz do 12 miesięcy od zakończenia komunikacji,
- dane związane z przygotowaniem i przedstawieniem oferty – przez okres negocjacji oraz przez maksymalnie 3 lata od ostatniego kontaktu w sprawie danej oferty, chyba że wcześniej zostanie zgłoszony sprzeciw,
- dane przetwarzane w związku z realizacją umowy – przez okres obowiązywania umowy oraz przez czas wynikający z przepisów prawa, w szczególności w zakresie przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej,
- dane przetwarzane na podstawie zgody (np. newsletter) – do momentu wycofania zgody lub zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania,
- dane przetwarzane w celu dochodzenia lub obrony roszczeń – do czasu ich przedawnienia zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
7. Prawa osób, których dane dotyczą
Użytkownikom, których dane są przetwarzane przez administratora, przysługują następujące prawa:
- prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy i w jaki sposób dane są przetwarzane oraz otrzymania ich kopii,
- prawo sprostowania danych – poprawienia lub uzupełnienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych,
- prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) – w przypadkach przewidzianych przepisami prawa,
- prawo do ograniczenia przetwarzania – w sytuacjach, w których użytkownik kwestionuje prawidłowość danych lub sprzeciwia się ich przetwarzaniu,
- prawo do przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie i przekazania ich innemu administratorowi, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany,
- prawo sprzeciwu – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora, w tym wobec działań marketingu bezpośredniego,
- prawo do cofnięcia zgody – w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody; cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem,
- prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – w szczególności do właściwego organu ochrony danych osobowych (np. organu nadzorczego w kraju zamieszkania użytkownika).
W celu realizacji powyższych praw użytkownik może skontaktować się z administratorem w sposób opisany w sekcji Kontakt i składanie wniosków.
8. Bezpieczeństwo danych
Administrator przywiązuje dużą wagę do bezpieczeństwa danych osobowych oraz prywatności użytkowników serwisu Event Night Venue. W tym celu stosowane są w szczególności następujące środki:
- stosowanie odpowiednich zabezpieczeń technicznych dla infrastruktury serwerowej oraz systemów obsługujących serwis,
- ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób upoważnionych i przeszkolonych,
- monitorowanie i aktualizowanie rozwiązań technicznych w celu ochrony danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zniszczeniem,
- regularne przeglądy procedur bezpieczeństwa oraz zasad przetwarzania danych osobowych.
Mimo zastosowania nowoczesnych rozwiązań technicznych, użytkownik powinien pamiętać, że korzystanie z internetu wiąże się z pewnym ryzykiem, dlatego zaleca się stosowanie aktualnego oprogramowania, ochrony urządzeń oraz ostrożność przy przekazywaniu danych osobowych.
10. Kontakt i składanie wniosków
Wszelkie pytania, wnioski lub żądania dotyczące przetwarzania danych osobowych, a także realizacji praw opisanych w niniejszej Polityce Prywatności, można kierować bezpośrednio do administratora:
Mertens Francine Juliana
Guido Gezellelaan 13
1910 Kampenhout, België
e-mail: [email protected]
W zgłoszeniu warto wskazać, z jakiego prawa użytkownik chce skorzystać oraz w miarę możliwości opisać zakres żądania. Ułatwi to sprawne i rzetelne rozpatrzenie wniosku.
W sprawach związanych z bieżącą współpracą, zapytaniami ofertowymi oraz organizacją wydarzeń użytkownik może również skorzystać z formularza dostępnego na stronie Przejdź do kontaktu.
Niniejsza Polityka Prywatności ma zastosowanie do serwisu https://eventnightvenue.com i może być okresowo aktualizowana w celu dostosowania do zmian w przepisach prawa, technologii lub świadczonych usług. O istotnych zmianach użytkownicy mogą zostać powiadomieni w odpowiedni sposób, np. poprzez informację opublikowaną w serwisie.